Hur kan du som ledare förbereda dig inför komplexa möten i arbetslivet?

Tiden före mötet är en tid av förberedelser – definiera mötets mål och syfte, samla information och ha förmöten. Vi upplever att det är gynnsamt att även förbereda sig mentalt eftersom ett komplext möte kan vara en anspänning. Därför bör förberedelserna syfta till att bidra med lugn till både mötesledaren och dem man ska möta. Här brukar vi använda oss av en parallell agenda, inte att förväxlas med en dold agenda. Den agendan kan vara att öka kontakten och verkligen planera för hur det ska gå till på det specifika mötet. Bristen på kontakt är ofta ett större problem än bristen på lösningar.

Starka känslor och stress gör att vi som människor får tunnelseende och då blir det svårt att tänka kreativt.

Under mötet är en av dina största uppgifter som ledare att reglera de känslor som väcks. Varför ska du ta ansvar för vuxna människors känslor? Komplexa möten kräver många perspektiv. Om du vill att ni tillsammans ska arbeta för framgångsrika reflektioner och lösningar behöver alla hjärnor bli trygga och då behöver du arbeta för att främja det. Starka känslor och stress gör att vi som människor får tunnelseende och då blir det svårt att tänka kreativt. Eftersom vi arbetar med handledning och utgår från ett systemteoretiskt perspektiv tänker vi att vi snarare letar efter nya ingångar än lösningar. Kanske hittar vi detaljer som innehåller helheten. Vi påverkar och påverkas hela tiden.

Efter mötet är det tid för reflektion och lärande, att ta hand om både sig själv och andra och att uträtta det man lovat att göra.

De mötesverktyg vi brukar lyfta fram särskilt är

• intentionell hållning
• spänningsreglerare
• ömsint självkritisk intervention

Före mötet kan du använda verktyget intentionell hållning. Det kan innebära att din intention blir att öka lyssnandet och ge plats för fler perspektiv. Här stannar vi upp ett slag, det kan räcka med tre andetag för att fokusera på intentionen. Intentionen är ett verktyg för den parallella agendan.

Du som mötesledare behöver reglera spänningen för att ni ska få tillgång till den gemensamma intelligensen.

Under mötet är en av dina viktigaste uppgifter att arbeta med att vara en spänningsreglerare. I det komplexa mötet finns det ofta stress som gör att deltagarna tappar kontakten med sitt bästa jag. Du som mötesledare behöver reglera spänningen för att ni ska få tillgång till den gemensamma intelligensen. Var lugn och trygg, nyfiken och prata om pratet.

I ett komplext möte är det även en hjälp att kunna reflektera och metareflektera, det vill säga att prata om pratet. Du benämner de mönster och samband som finns och ställer frågor kring vilket tankesätt som ligger till grund för era reflektioner. Man betraktar situationen från olika avstånd och riktningar.

Att börja med att ställa ömsinta frågor till sig själv ger trygghet.

Efter mötet använder vi oss av verktyget ömsint självkritisk intervention. Vad var styrkan i mötet? Varför blev det som det blev? Vilken aktiv handling behövs nu? Att börja med att ställa ömsinta frågor till sig själv ger trygghet. Självkritiska frågor är viktiga så länge de är gynnsamma för dem vi är till för. Frågorna behöver ställas i relation till hur värdefulla de är för verksamheten. Med intervention menar vi att vidta en handling.

Om att använda böckerna Beredd på det oförberedda – Ledare och Beredd på det oförberedda – HR tillsammans:
Varför två böcker? Kanske hade det behövts ännu fler, som till exempel för medarbetare och politiker och även en metodbok. Men kort kan man säga att det handlar om det täta samarbete som finns eller bör finnas mellan chefer och HR. Vi behöver stöd i dessa komplexa processer och hjälpas åt i arbetet kring verksamhetsfrågor och arbetsmiljö. I HR-boken beskriver vi detta genom bilden nedan.

Illustration: Chefers och HR:s olika roller och hur de samarbetar.

Som chef företräder man verksamheten utifrån ett verksamhetsperspektiv och ett arbetsmiljöperspektiv och uppdraget är att dessa perspektiv behöver gå parallellt tillsammans. HR:s uppdrag är att ge stöd i att binda samman båda perspektiven. 

Vill du läsa böckerna tillsammans kan du med fördel använda de reflektionsfrågor som finns i böckerna.

Illustrationen högst upp på sidan är från omslagen till böckerna Beredd på det oförberedda – Ledare och Beredd på det oförberedda – HR. Illustration av Jonas Ellborg, Växthuset opd 2020.