HR:s funktion inför komplexa möten i arbetslivet

Arbetslivet präglas av krav på att hantera många komplexa frågeställningar, ofta i ett högt tempo. Både möten av komplex karaktär och krav på samarbete mellan HR och ledare har ökat. Det är därför viktigt att HR och ledare har kunskap och verktyg om hur komplexa system fungerar och hur man hanterar dem. 

Boken Beredd på det oförberedda – HR skriven av Agneta Björck och Maja Gréen, handlar om hur HR kan förbereda sig och stödja chefer före, under och efter komplexa möten. Den ger verktyg till att reflektera över HR-rollen, men också hur man bättre kan nyttja sin förmåga och anpassa sitt stöd till verksamhet och chef. Genom att arbeta med att främja tillit, grupputveckling och tvärprofessionell samverkan har ledare tillsammans med HR en viktig roll i det moderna komplexa arbetslivet.

Före mötet

• Vid planeringen av mötet kan HR stötta chefen genom att hjälpa denne att klargöra sina intentioner och strategier under mötet. När chefen har ett komplext uppdrag framför sig kan HR stötta chefen exempelvis med verktyget sortering. Det är ett sätt att hjälpa chefen med att sortera innehållet men även lyfta fram vad det är för typ av problem som man ställs inför.
• När man väl har sorterat kan det underlätta hur man ska ta sig an uppdraget och vilken intention man ska ha. Intentionen kan vara att främja öppen kommunikation och samarbete under mötet. HR bidrar med att planera för hur man praktiskt ska göra för att främja detta.

Under mötet

• HR:s roll är att fungera som en spänningsreglerare när det uppstår spänningar under mötet.
• För att skapa trygghet och få förståelse för hur saker och ting hänger ihop kan verktyget sammanhangsmarkering vara användbart. Det bidrar till att tydliggöra både mötesdeltagarnas roller och synen på det egna ansvaret.
• Ibland uppstår roll-otydlighet som kan skapa konflikter och oklara förväntningar. Då kan sammanhangsmarkeringar vara ett stöd att minimera spänning som kan uppstå under ett möte. 

Efter mötet

• Efter ett komplext möte behövs det tid och utrymme för reflektion. Som HR-stöd till chef kan du använda verktyget ömsint självkritisk intervention för att utvärdera mötets utfall. Verktyget bygger på att utvärdera mötet med kritiska ögon men med en ömsinthet som öppnar upp för konstruktiva nya handlingar.
• Temat tillit är aktuellt i många organisationer och då kan man med fördel utvärdera just tillitsbyggandet. HR stöttar chefen med dialog hur man byggt tillit under mötet med målet att öka dialogen om de utmaningar som finns i arbetsmiljön.

En kompletterande bok
Som komplement till Beredd på det oförberedda – HR finns boken Beredd på det oförberedda – Ledare som vänder sig till ledare och hur de kan förbereda sig inför liknande situationer. De båda böckerna är fristående men kan med fördel läsas tillsammans eftersom ledare och HR ofta arbetar tätt ihop. Genom att läsa böckerna tillsammans kan HR och ledare utveckla en gemensam förståelse för de utmaningar som organisationen står inför och hur man bäst kan hantera dem.

Illustrationen högst upp på sidan är från omslagen till böckerna Beredd på det oförberedda – HR och Beredd på det oförberedda – Ledare. Illustration av Jonas Ellborg, Växthuset opd 2020.